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【标准知识】用Word样式快速打造标准化模板

2019-04-01 20:08:00 融融网阅读量:93

摘要:在项目科研生产中,往往需要编写大量的文档,而文档通常由不同人员进行编写,要实现这些文档格式的统一,就需要制定高效的模板。本文以Microsoft Office Word为例,详细介绍了如何利用其自带的样式定义不同的格式,实现文档快速规范化编写。

关键词:Microsoft Office Word,模板,样式,格式,标准化,域



1.样式和格式



技术文件的编排往往都有相应的标准,如军用产品中按GJB0.1-2001《军用标准文件编制工作导则第1部分:军用标准和指导性技术文件编写规定》[1]和GJB0.3-2001《军用标准文件编制工作导则第3部分:出版印刷规定》[2];民用产品一般按GB/T1.1-200《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》。在这些标准中定义了文档的页面、章、条、段、列项等格式,包括段落要求、编号要求、字体要求等。这些要求非常的多,编写文档人员来说需要记住和掌握的内容较多,在这种情况下一般通过定义标准化模板,实现格式的轻松再现。在Office word中的样式能够保存字符和管理样式格式的集合,本文以一般文档为例详细阐述了模板的制定过程。



2.模板制作




2.1页面定义



在模板中,页面定义是最基础和重要的,在不同的标准中往往有不同的要求,比如封面不同,奇偶不同等。在一般的文档中,封面、签署页、正文都是从奇数页开始,若双面打印需要设置奇数页起。使用分隔符中的奇数页,如图1所示。


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   图1     页面设置


对需要以奇数页开始的页面分别定义为不同的节,以“奇数页”作为分页符分割,如图2所示。页眉及页脚的定义本文放在后文中结合域的功能详述。

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    图2     奇数页分隔符



2.2样式定义




标准或用户给出了章、条等要素的格式要求,这些要求通过MS word的样式进行定义,并固化,在使用时点击即可获取相应样式。本文举例中定义的各要素的格式要求为字体五号黑体,段落1.5倍,实际中可根据标准要求进行修改。在定义的这些要素中,主要控制内容见表1。

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表1  模板要素控制内容


从表1中可以看出,字体、行距等在不同要素中是相同的,在创建样式时根据样式的创建规律,合理继承已创建的样式可以快速创建新样式,同时可以快速实现样式的更改。如定义基础“字体”样式,后续所有样式都基于该样式或该样式衍生的样式,修改字体时衍生字体只要未修改则自动修改完成。



2.2.1定义段



因本文引用的标准GJB0系列中章、条、列项、图、表、段等字体均为五号字,所以首先定义“字体”样式,即字体5号字,如图3所示。

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  图3    新建样式


再“新建样式”,基于上一步创建的“字体”样式创建段的样式,名称自定,这里命名为“C段”,后续段落样式为“C段”,即该样式完成回车后的样式仍为段样式,如图所示4。

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图4 新建段样式


进入“格式”中调整段落的格式,如首行缩进、行距等,如图5所示。

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图5     段样式格式设置


2.2.2定义章、条




章、条的编号具有继承性。在样式管理器中新建样式,定义章的相关属性如图6所示。章具有大纲属性,需要在段落中设置大纲属性,段前段后等,通过调整字体、段落,达到章要求的内容,如图7所示。

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 图6  新建章样式

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图7   章样式的段落设置示例


章、条最重要的就是要实现自动编号,在这里利用MS word的多级符号编号功能实现,如图8所示。


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图8     多级符号列表


图8中主要功能区域介绍如下:

编号格式:级别,编号的层级,用于后续层级编号的追溯;编号格式、样式,字体等定义了编号的基本样式,如部分文档中第一章要为“第一章”,编号样式则需要选择“一”。在生成编号时,系统仅自动生成序号,如1,2,3……或一、二、三等,若需要生成如“第1章”、“图1”等,应在编号格式框中手动输入相应内容,其中可变的需要使用自动生成的;若生成2级及以后级别编号时,编号应通过“前一级别编号”产生所需级别编号。如图9所示,第1位编号由级别1产生,第二位由级别2产生,最后一位为本级的流水编号。

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图9     编号产生


常规按钮:打开关闭高级功能的按钮。

将级别链接到样式:样式组合关联,“正规形式编号”选项卡,可实现编号从花式切换回数字,如第一章编号为“第一章”,条的样式为需要设置为“1.1”时,需勾选该选项卡。

编号之后:编号后附加的内容,有“制表符”、“空格”、“不特别标注”等三个选项。跟制表符时可能编号空格大小不一致,跟空格时交叉引用时会出现空格,不特别标注时后文会仅随编号。作者在实际中一般选择制表符选项。

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图10     多级符号列表的应用

如图10对章的字体进行设置,并将基本链接到定义的“C章”样式中,即完成章的编号定义。

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 图11     非标题条创建


条样式的创建与章样式一致,因主要样式与章一致,可直接基于章创建,后续段落样式一般为段落,所有选择使用已定义段样式,如图12所示。在标准中还有一种非标题条,与标题条的主要区别在于字体,可以基于条进行创建,仅在字体上进行调整,如图11所示。


图12     新建条样式及设置


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 图13   条样式的编号及链接


条的编号定义与章基本相同,但应选择相应的级别,本例中为2级,编号在1级后重新开始,如图13所示。在1级后重新开始即为,如1级编号为1时,2级条编号在1级中编号最后为1.5,若章编号新编为2时,条的编号为2.1,根据上级编号重新开始编号。

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图14   多级符号列表编号样式结果


按上述方法定义不同层级的条,最终如图14所示。



2.2.3定义图、表



图和表的编号与章条无继承性时,可以直接定义编号列表;若与章条相关,则应使用多级符号编号,相关内容见后文附录中相关图表定义。表的样式定义与图相同。

          

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 图15     新建图样式


2.2.4定义附录



附录样式包括附录标识、附录章、条、图、表等,主要方法与前文中章条一致。

       

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  图16     新建附录样式


特别注意的是,附录中的图、表与附录标识是关联的,定义时应使用多级符号列表,可将其置于使用较少的最后两级,并让其编号在级别1后开始重新编号,实现附录A、附录B图表的独立编号。

                                     

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  图17     附录中图表的特色处理


其余列项、注的定义较为简单,本文不再赘述。



2.3工具栏定义



样式定义完成后样式均在样式管理器中,使用不够方便,本文利用MS word 2003自定义工具栏进行定义。新建工具栏,并将“命令”、“样式”中自定义的样式拖动到定义的工具栏中,定义的样式就以工具栏的形式出现了,如图18所示。可对自定义工具栏的位置做进一步调整,对各样式命名做相应修改,增加图例、分组等,使之更加美观和易于使用,如图19所示。


图18     自定义工具栏和链接样式

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图19     工具栏效果图


2.3域的应用



在文档中,文件名称、文件编号等属性经常在不同的位置出现,如封面、签署页、页眉页脚等,一旦发生更改,可能出现遗漏。本文推荐使用MS word的文字型窗体域进行编辑。在电子文档出现的第一处,如封面,进行定义。


 图20     文字型窗体域的应用


如图20定义了文字型窗体域书签“文档编号”,在后文中直接插入该书签即可,修改时修改一处其余引用处自动更新域,如图21所示。


 图21     交叉引用



3.模板的应用和加载



模板经过调整和测试后保存为模板格式,*.dot或*.dotx,双击时自动加载已定义样式和格式。特别注意,在不同office版本中使用时保存时应注意保留兼容性,如图22所示。

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 图22     兼容性要求


对已完成的文档可以通过加载项加载模板及工具栏,如图23所示。

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图23     模板和加载项



4.结束语



模板是组织的重要知识资产,也是标准要求落地与业务工作的结合点,本文通过应用MS word的样式功能实现了文档格式的快速标准化。



作者简介:

向永茂,男,1980年出生,硕士学位,四川九洲电器集团有限责任公司(国营第七八三厂),主要从事标准化技术研究。

参考文献

[1]中国人民解放军总装备部.GJB0.1-2001.中华人民共和国国家军用标准.军用标准文件编制工作导则第1部分:军用标准和指导性技术文件编写规定[S].北京:总装备部军标出版发行部,2001年6月.

[2]中国人民解放军总装备部.GJB0.1-2001.中华人民共和国国家军用标准.军用标准文件编制工作导则第3部分:出版印刷规定[S].北京:总装备部军标出版发行部,2001年6月.


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