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【信息分类与编码】企业编码系统项目启动的最佳时机

2019-06-12 16:32:45 融融网阅读量:7

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导语

企业编码系统项目作为企业信息化建设的一项基础性工作,重点解决数据不一致、数据不完整、数据不合规、数据冗余、数据不共享等系列问题,编码工作从数据质量、数据标准、数据模板等几个方面对企业基础数据进行规范性指导,力争让数据成为企业的核心资产和战略资源。就企业编码项目而言,选择好项目启动时机,不仅可以提高数据完整性和数据质量,还可以降低劳动强度、节约成本,下面就由笔者根据企业编码系统项目实施过程中的一些经验,为大家进行分享。


启动要趁早


统一编码最直观的效益就是利润汇报和成本节省,一方面实现采购的横向对标,为企业提供优化的采购方案;另一方面减少数据冗余,实现产、供、销、存合理规划。在信息化建设的道路上,越早对企业的基础数据进行编码统一管理,越有利于获取竞争优势,在时间上争夺先机,也就意味着在激烈的竞争市场中占据了有利地位。

例如:航空某企业已有PDM、生产管理系统、ERP等系统,但各系统间因对物料的标识形式不统一、无编码规则、接口不一致等问题无法进行有效集成,不仅影响了工作效率,也无法保证数据的准确性,经常出现用的东西找不到,不用的东西重复买等现象。从企业来讲,造成了库存冗余、成本浪费,从市场来讲,无法准时提供客户所需产品,具体业务流程见图1。各系统间的数据传输过程中,存在严重的数据重复手工录入情况及excel表格的重复性导出/导入工作。

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图1某企业系统集成情况

在企业信息化建设和运行过程中,业务系统间缺乏有效集成,导致“信息孤岛”。而当今大数据时代,企业所面临的用户要求提高、技术变革、产品研制周期缩短、产品价格下降、成本压力上升等挑战。如果没有统一的录入工具和数据平台,就难以实现数据的高效共享,数据的录入过于重复和分散,势必会带来成本浪费,影响到企业的竞争优势。所以启动编码项目,统一编码规则、统一数据源头的工作宜早不宜晚。


启动要准时


各业务系统上线或更新迭代之际。对于大多数企业而言,目前已多多少少上了一些业务系统,但业务系统会随着业务模式的改变而选择新系统或系统迭代,在上新的业务系统或对现有系统进行更新迭代之际,可谓是一个启动的最佳时机。

在项目实施工程中,常见的数据问题有:

  • 无标准描述信息数据的方法众多,没有统一的数据标准,格式字符表达不规范,属性填写信息缺失,填写格式不规范,无法保证数据信息的准确性、完整性;

  • 数据冗余存在大量冗余数据和错误数据,导致“一物多码”、“一码多物”等现象,严重影响了业务的正常开展,无法保证数据信息的唯一性。

  • 不合规缺少数据管理方面的制度、流程和办法,无法对数据进行有效监督与控制,无法保证数据信息的有效性、合规性;

  • 不一致各业务系统编码规则不统一,造成的数据不一致,影响了统一识别与数据共享,无法保证数据信息的一致性;

  • 不共享各业务系统间没有进行有效集成,“信息孤岛”问题,数据没能共享,带来人员的重复录入。

数据质量问题示例:

在某个系统的标准件目录中,一个表面处理属性填写“GB91ZnD”,而另一个表面处理属性填写“镀锌”,而这样的不规范问题往往来源于业务人员的录入习惯不同,无标准所致,其他问题如图2所示。

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图2 数据质量问题示例

数据应用问题示例:

以PLM系统为例,在建设过程中更多的是考虑业务的实现,忽略了数据本身的标准性和科学性,导致数据重码严重,产生很多“脏数据”和数据冗余,一旦数据进入其他业务系统,就会出现“一物多码”、账实不一等问题。待上编码项目时,存在数据清洗难度大,人员重复劳动、项目一拖再拖,项目迟迟无法验收。

先上业务系统后上编码系统,常会出现上述问题。对于新系统而言,需要新的编码规则来规范数据,既然需要对数据整理,何不借此建立编码标准体系,制定统一编码规则。统一编码规则可满足业务系统随意上,数据标准仍唯一,有效避免规则不统一、一物多码、“脏数据”等问题,也避免了上一个系统整理一次数据的问题。


启动要应时


新厂建设或厂房搬迁之际。在起点就启动编码项目并制定一系列统一数据标准,不仅可以避免后期因管理混乱才被动开展编码项目,也会避免企业在数据整理过程中遇到的一些问题。

编码项目在数据的整理环节,常遇到的问题有:

  • 数据量大编码数据涉及企业的物料、人员、客户、库房、供应商等各类基础数据,有些企业沉积了几十年的历史数据,数据量非常庞大,例如:上海某船舶厂,单标准件的数据量已经达到了4万余条,如果想一次性完成数据的整理工作,并非是一件易事

  • 数据范围广编码数据涉及企业的设计、工艺、采购、库房、车间、计划、财务等多个部门,因各部门对数据属性的需求不同,导致多数属性需要几个部门配合填写,例如:工具工装的型号、规则等属性需要在工艺部门进行填写,而供应商信息需要在采购部门填写。

  • 分工不明确属性信息在填写的过程中,不仅要考虑信息的完整性,也要考虑信息的准确性,只有准确的信息才有使用价值,但多数数据整理人员都是为了整理而整理,对于一些不确定的信息并未进行核实、查询相关手册或请教经验丰富的专家,而是直接使用短横线进行填写;

  • 信息缺失严重由于历史原因,有些东西已经买了很多年,当时只纪录了部分所需属性,而多数属性并未进行关注,现在进行整理,根本无从着手,导致数据属性信息严重缺失,直接影响了数据整理的质量,属性信息缺失案例见表1。

表1属性信息缺失案例

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这些问题是随着业务量的增多变的越发棘手,如果能够在新厂建设或厂房搬迁之际就开展编码项目,那就不再是问题,从一开始就按照制定的标准进行属性信息的完整性、规范性填写,才能使编码项目达到最初的目标。


结束语


企业信息化建设是一个任重而道远的过程,编码项目作为一项基础性工作,选好项目启动的最佳时机,只是开展编码项目的第一步,本期推出的系列文章有:产品选型、关键因素、数据质量、建设误区、系统平台、编码应用,以循序渐进的路线,逐一介绍编码项目。下篇文章我们将为大家介绍信息分类与编码项目的产品选型,最贵的不一定是最合适的,避免耗财、耗力,却因选型错误而导致编码项目的失败。

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文字:马建东

责编、制图:王思洋

校审:郭征坤

监制:王丙义、张诚铭


监制:王丙义、张诚铭

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